Category: Excel 2007

Wer denkt, dass Excel nur für die Erstellung von einfachen Tabellen dienlich sein kann und keine oder kaum Austausch mit anderen Programmen unterstützt, der irrt sich gewaltig. Es gibt sogar die Möglichkeit ganze Excel-Projekte samt Mappen im Internet verfügbar zu machen. Gespeichert werden komplette Arbeitsmappen bzw. Teile davon, welche auch Diagramme und alle anderen besonderen Bereiche beinhalten können.

Hat der Betrachter die Möglichkeit verschiedene Office-Formate direkt im Browser anzeigen zu lassen eingerichtet, ist es simpel den Übertragungsweg – sei es via Excel Services über einen Microsoft Server, oder eine eigene Adresse – deutlich zu verkürzen und somit einen flüssigeren Datenschluss zu bewerkstelligen.

Excel Dateien veröffentlichen
Hat man ein Excel-Dokument erstellt, welches man über das Internet für Dritte verfügbar machen möchte, geht man einfach im Office-Menü auf „Speichern unter“ und wählt „Excel-Arbeitsmappe“. Nun selektiert man im Dropdown-Listenfeld ein Webformat wie HTML. Nun erscheint eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Veröffentlichen“. Klickt man diese an, geht alles Weitere wie von selbst.

Benötigt man allerdings nur Rohdaten, die man mit Excel angefertigt hat (beispielsweise für diverse Dienste im Internet), genügt eine Aufgabe im Excel-Format auf Festplatte. Durch integrierte Upload-Funktionen lassen sich dann Arbeitsmappen importieren und auswerten. Voraussetzung hierfür ist, dass die Daten wirklich roh sind, es also keine Diagramme oder sonstigen speziellen Elemente im Dokument gibt.

Excel bietet also viele Möglichkeiten erstellte Daten entweder zur Sichtung zu veröffentlichen, oder ganz zu exportieren, um sie anderweitig weiterer Verwendung und Verwertung zu zuführen. Verglichen zu vielen kodierten Formaten, die immer häufiger verwendet werden, ist das Excel-Format ein simples aber dennoch extrem nützliches Format.

Meist steht man bei berufsbedingter Nutzung von Excel vor diesem Problem: Chaos in der Excel-Tabelle. Wenn Einträge durcheinander geraten sind, Werte nicht korrekt angeordnet sind oder sogar Doppeleinträge vorkommen, dann hilft Ihnen nur eines: Ordnung schaffen! Mit diesen Tipps erlangen Sie mit Sicherheit wieder die Oberhand in Sachen Ordnung:

Daten Filtern via AutoFilter
Häufiger Chaosfaktor sind lange und viele Datensätze, die sich ungehemmt in die Länge ziehen und Ihnen den Überblick rauben. Mit der AutoFilter-Funktion können Sie nach bestimmten Kriterien suchen und die übereinstimmenden Ergebnisse farblich hervorheben lassen. Diese können Sie entweder mit Vorgaben abgleichen und für andere Arbeitsschritte weiterverwenden.

Doppelt gemoppelt hält schlechter
Zu regelrechten Schäden können doppelte Einträge führen, sodass diese von vorn herein eliminiert werden sollten. Wenn zwei doppelte Werte verwendet werden, ist eigentlich immer die ganze Arbeit für die Katz‘.
Führen Sie mit Daten -> Sortieren und Filtern -> Duplikate entfernen eine gründliche Reinigung Ihrer Werte durch.

Geben Sie Ihren Datensätzen eine Kontur
Um abgegrenzte Inhalte vom Rest unterschiedlich zu machen, muss eine farbliche Abgrenzung her – oder noch besser: eine Kontur. Legen Sie zu diesem Zweck auch ruhig eine Tabelle an, so wie Sie es unter Word machen würden. Mit Köpfen, Zeilen und Spalten. Verleihen Sie so Ihren Daten bessere Lesbarkeit und klare Grenzen.

Filtern kann nie komplex genug sein
Kompliziert kann es beim filtern werden, wenn man die Funktion Erweitert und Daten -> Sortieren und Filtern nutzt. Dann nämlich bieten sich viele komplexe Methoden an, wie man seine Daten filtern kann. Aber auch hier heißt es: learning by doing.