Excel 2007 – Sortieren und Filtern

Meist steht man bei berufsbedingter Nutzung von Excel vor diesem Problem: Chaos in der Excel-Tabelle. Wenn Einträge durcheinander geraten sind, Werte nicht korrekt angeordnet sind oder sogar Doppeleinträge vorkommen, dann hilft Ihnen nur eines: Ordnung schaffen! Mit diesen Tipps erlangen Sie mit Sicherheit wieder die Oberhand in Sachen Ordnung:

Daten Filtern via AutoFilter
Häufiger Chaosfaktor sind lange und viele Datensätze, die sich ungehemmt in die Länge ziehen und Ihnen den Überblick rauben. Mit der AutoFilter-Funktion können Sie nach bestimmten Kriterien suchen und die übereinstimmenden Ergebnisse farblich hervorheben lassen. Diese können Sie entweder mit Vorgaben abgleichen und für andere Arbeitsschritte weiterverwenden.

Doppelt gemoppelt hält schlechter
Zu regelrechten Schäden können doppelte Einträge führen, sodass diese von vorn herein eliminiert werden sollten. Wenn zwei doppelte Werte verwendet werden, ist eigentlich immer die ganze Arbeit für die Katz‘.
Führen Sie mit Daten -> Sortieren und Filtern -> Duplikate entfernen eine gründliche Reinigung Ihrer Werte durch.

Geben Sie Ihren Datensätzen eine Kontur
Um abgegrenzte Inhalte vom Rest unterschiedlich zu machen, muss eine farbliche Abgrenzung her – oder noch besser: eine Kontur. Legen Sie zu diesem Zweck auch ruhig eine Tabelle an, so wie Sie es unter Word machen würden. Mit Köpfen, Zeilen und Spalten. Verleihen Sie so Ihren Daten bessere Lesbarkeit und klare Grenzen.

Filtern kann nie komplex genug sein
Kompliziert kann es beim filtern werden, wenn man die Funktion Erweitert und Daten -> Sortieren und Filtern nutzt. Dann nämlich bieten sich viele komplexe Methoden an, wie man seine Daten filtern kann. Aber auch hier heißt es: learning by doing.

Daten verwalten – Pfade unter Office 2007

Office speichert erstellte Dokumente nicht direkt in einem Ordner, der eventuell sogar durch den Benutzer bestimmt werden kann. Zwischen gespeicherte und abgelegte Daten werden in Programm- oder Systemordnern abgelegt, von wo aus sie dann gespeichert werden können. Bei Abstürzen von Office-Programmen werden geöffnete Dokumente „not-gespeichert“. Diese Not-Speicherungen werden in eben diesen Programm- und Systemordnern durchgeführt. Da einige dieser Pfade versteckt sind, da sie eben nicht für den regulären Gebrauch da sind, ist es etwas kniffliger bei Bedarf auf diese zu zugreifen.

Hier finden Sie die Pfade, unter welchen Sie diese bestimmten Ordner finde können. Bei diesem Artikel geht es erst einmal nur um Outlook 2007. Windows 2003 sollte übrigens die gleichen Pfade verwenden wie XP. Wie so oft gibt es auch hierbei signifikante Unterschiede zwischen verschiedenen Windows-Versionen. Ich habe einfach mal die Pfade unter Windows XP und Windows Vista recherchiert. Diese sollten die gängigsten Kombinationen sein, da Office 2007 bekanntlich nicht oder nur sehr schwierig unter älteren Windows-Versionen zum Laufen zu bekommen ist.

Persönliche Ordner-Datei (.pst)
Windows XP:
C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Windows Vista:
C:\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Offlineordnerdatei (.ost)
Windows XP:
C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Windows Vista:
C:\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Offlineadressbuch (.oab)
Windows XP:
C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Windows Vista:
C:\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Konfiguration für Befehlsleisten und Menüs (.dat)
Windows XP:
C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\outcmd.dat
Windows Vista:
C:\Benutzer\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook\outcmd.dat

Navigations-Konfigurationen (.xml)
Windows XP:
C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Profilname.xml
Windows Vista:
C:\Benutzer\AppData\Roaming\Outlook\Profilname.xml

Microsoft Exchange Server-Erweiterungen (.dat)
Windows XP:
C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Windows Vista:
C:\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Nutznamen für Outlook-Kontakte (.nk2)
Windows XP:
C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Windows Vista:
C:\Benutzer\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Regeln (.rwz)
Windows XP:
C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Windows Vista:
C:\Benutzer\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Office Product Key ändern

Manchmal scheint es wie ein Spießrutenlauf, wenn man versucht Windows oder Office davon zu überzeugen, dass man eine legal erworbene Kopie des Produktes besitzt und einsetzt. Dies reicht von freundlichen Hinweisen auf die Raubkopie-Hinweise auf der Microsoft-Seite bis hin zur Einstellung jeglicher Aktivitäten. Wenn Office sich weigert, muss man schon mal Überzeugungsarbeit leisten.

Wenn die Beanstandungen rechtens sind und Sie erkennen, dass es wohl besser wäre den Product Key zu ändern, können Sie dies mit der Hilfe folgender Anleitung bewerkstelligen.

Alten / ungültigen Product Key deaktivieren Öffnen Sie den Registry Editor (Start -> Ausführen -> „regedit“) und suchen Sie nach folgendem Eintrag: „HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\Registration“. Unter diesem Pfad ist ein anderer Ordner zu finden, welcher den Product Code beinhaltet (z.B. „{90120000-0011-0000-0000-0000000FF1CE}“ für Office Professional Plus 2007). Der Eintrag „ProductName“ verrät Ihnen, wie Ihr Produkt heißt.

Klicken sie rechts auf den Ordner mit dem Product Code in dem Pfad wie oben beschrieben. Nun wählen Sie „Umbenennen“ und geben einen anderen Namen für den Ordnet an. Um die Änderung später leichter ungeschehen zu machen, sollten Sie einfach nur einen Unterstrich an die vorhandene Bezeichnung „dran hängen“.

Beim nächsten Start von Office sollte Sie das Programm zur Eingabe des Product Keys auffordern. Sollte die Anleitung nicht den gewünschten Effekt mit sich bringen, kann der Umbenannte Ordner jederzeit wieder in den ursprünglichen Zustand versetzt werden, indem er einfach nochmals in mit der alten Bezeichnung umbenannt wird. Eventuell hat Office in der Zwischenzeit einen neuen Eintrag in dem Pfad angelegt, welcher aber vorbehaltslos gelöscht werden kann.

Daten-Routine mit Access 2007

Heikle Form kann die Arbeit mit Datenbanken werden, wenn ein Unternehmen oder wichtige Unternehmenszweige an diesen gebunden sind. Hier ist größte Vorsicht angesagt, denn jeder der mit Datenbanken arbeitet weiß, wie schnell man durch Unachtsamkeit etwas „kaputt“ machen kann.

Besonders kritisch wird es, wenn massive Änderungen anstehen, welche die Datenstruktur stark beeinflussen oder eine enorme Menge an Datensätzen bearbeitet werden muss. Hierbei können sensible Daten leicht verloren gehen.
Eine Extreme ist das Timing. Nur schwer lassen sich komplexe Datenbank-Arbeiten richtig timen. Dies gilt nicht nur für die Dauer der Arbeiten, sondern auch für den Beginn und das Ende. Hierfür wird meist eine Zeit gewählt, die möglichst wenig oder keine Zugriffe verzeichnet.

Access 2007 bietet die Möglichkeit Datenbankoperationen präzise durchzuführen. Hierzu zählen nicht nur einfache Chunks, die in eine Queue gesetzt werden. Es können sogar ganze Datenbanken auf die Sekunde genau erstellt, entfernt oder aktualisiert werden. In einem Rhythmus oder einmalig – dies bleibt dem Anwender überlassen.

So können auch beispielsweise aktuelle Werte durch eine der vielen zur Verfügung stehenden Formate herausgefiltert werden und mit vorhandenen Datensätzen verglichen oder durch neue Werte ergänzt werden. Und dies geschieht völlig automatisch – Access 2007 sei Dank.

Nicht nur Importfunktionen können zeitgesteuert stattfinden. Auch Exporte sind so zu einem vorgegebenen Zeitpunkt realisierbar. Auf Wunsch kann sogar eine Erinnerung via Email eingerichtet werden, die auf die geplante Aktion vorbereitet. Mit einer prozentualen Anzeige der Fortschrittes kann dann der Ablauf mit verfolgt werden, sodass immer mindestens eine Hand frei ist, um im Notfall ein zuschreiten.

Office 2007 kompatibel

Dass Office 2007 modern und innovativ ist scheint jedem bewusst zu sein. Jedoch überrascht die Tatsache, dass die meisten Erzeugnisse, die mit den Office-Programmen erstellt werden können auch in die anderen Office-Programme übertragen werden können.

Die Software- interne Kompatibilität ist einfach unvergleichlich – und das nicht erst seit Office 2007! Denn schon die älteren Office-Versionen boten diese Flexibilität, die erlaubt nahezu alles wieder oder weiter zu verwenden.
Um Erzeugnisse in einem anderen Programm nutzen zu können gibt es viele Möglichkeiten. Nebst den umfangreichen Export- und Importfunktionen von Office lässt sich meist Drag&Drop anwenden.
Aber nicht nur auf einem System lassen sich Dokumente und Daten nahezu grenzenlos weiterverarbeiten. Durch umfangreiche Kompatibilitätsmöglichkeiten kann man zwischen vielen Formaten wählen, was nicht nur für ältere Office-Versionen sinnvoll ist. Auch plattformunabhängige Software lässt sich so einsetzen. Durch unabhängige Formate und internationale Abkommen ist es nahezu in jeder Software möglich für Office verwertbare Daten zu erstellen.
Aber auch im mobilen Segment spielt Microsoft mit Office ganz vorne mit. Nicht nur Handhelds wie das BlackBerry unterstützen die meisten Formate von Office. Wo es bei den meisten mobilen Endgeräten für den Einsatz im Job um Geräte mit Windows-Betriebssystem handelt ist das Ziel noch lange nicht erreicht.
Beispielsweise der geborene Microsoft-Konkurrent Apple bietet mit entsprechenden Integrationen das Ansehen von diversen Office-Formaten mobil, direkt auf dem iPhone.
Generell gesehen sind Office-Formate die begehrtesten Formate für zukunftsweisende Software, die cross-medial arbeitet und Inhalte für innovative Prozesse schafft. Somit gehört Microsoft Office nicht nur zu den Basics jeder kleinen Bürokauffrau, sondern auch zum Handwerkszeug von Zukunftsmachern.

Media Center DVB-S TV-Pack Update

Durch das kürzlich erschienene TV-Pack Update für das Microsoft Windows Media Center wurden einige der „known issues“ beseitigt. Die fehlerliste war bisher recht lang, das programm war oft fehlerhaft und funktionierte oftmals nicht recht. Auch mit offizieller Zusatzsoftware konnte es bislang öfter mal zu Komplikationen im Prozess kommen. Die seitens des Herstellers bekannten Fehler waren bislang:

• Fehlende H.264- und MPEG4-Unterstützung
• Fehlende Unterstützung für Teletext, speziell mit digitalen TV-Karten
• Fehlende Unterstützung für Untertitel
• EPG Daten nicht verfügbar (besonders bei DVB-C und DVB-S)
• Wenn mehrere Audiokanäle verfügbar sind, kann nicht zwischen den einzelnen Kanälen gewählt werden bzw. alle Kanäle werden gleichzeitig wiedergegeben.

Die letzten vier der fünf aufgeführten Fehler wurden mit dem neuen TV Pack Update beseitigt. Zwar ist die Tatsache, dass das Update nur auf den Systemen von OEM-Partnern ausgeliefert wird, ein bittere Pille. Aber auch hier gibt es die Möglichkeit ein Update durch zu führen.

Die Zeitschrift c’t schreibt sogar, dass es durch das Update möglich ist, dass Media Center mit der Nagravision-Karte von Premiere zusammenarbeitet. Zwar erklärt das Entwicklungsteam um Media Center, dass die Software nur mit „free to air“-Kanälen arbeitet, aber durch die verbreiterte Unterstützung und einigen einhergehenden Firmware-Updates ist nun auch Premiere nicht mehr ganz so geschützt vor dem Genuss des Media Centers.

Alle die Bemühungen in dieser Richtung ersehen seien aber gewarnt: das Freischalten von verschlüsselten Kanälen wie PayTV ist nicht rechtens. So verstößt jeder, der Premiere über den das Media Center empfängt gegen die AGBs von Premiere.

SharePoint Designer 2007 Projekte & Abläufe planen

Mit dem neuen Machtmittel SharePoint Designer 2007 gibt Microsoft dem Anwender die Möglichkeit nicht nur interaktive Webinhalte zu erstellen, nein, er bereichert ihr sogar um die Möglichkeit seinen Arbeitsfluss zu beschleunigen und wichtige Dinge zu legen, dass Aufgaben schneller erfüllt werden können und Projekte und mittel- bzw. langfristige Ziele erfolgreich erreicht werden können.

Dies alles ist mit SharePoint Designer 2007 – dem Hirn eines jeden Teams – möglich. Mit diesem Werkzeug lassen sich nicht nur Workspaces zur effektiveren Erledigung gemeinsamer Ziele anlegen. Man kann auch Planungen und Rollenverteilungen sowie detailiert terminierte Arbeitsabläufe mit genauer Festsetzung von Plänen und Abläufen anlegen. Prozesse können so sehr viel schneller organisiert und koordiniert werden. Die Umsetzung auch komplexer Aufgaben ist mit SharePoint Designer 2007 kein Hexenwerk mehr, wodurch diese Software ein wirtschaftliches Ambrosia für viele Medienunternehmen sein kann.

Nicht nur die Möglichkeiten sind unbegrenzt – denn das sind sie! Es lassen sich jede Menge unterstützter Formate und Techniken bearbeiten und integrieren, die nicht nur den Zahn der Zeit treffen, sondern besonders in den letzten paar Jahren zu einem regelrechten Standard geworden sind. Auch intern gängige Prozesse und Techniken können problemlos integriert werden. Durch die einfache und logisch-simple Bedienoberfläche frisst der SharePoint Designer auch am Anfang der Arbeit nicht viel Zeit mit irgendwelchen Gewöhnungsphasen.

Zudem lassen sich selbst komplexeste Projekte problemlos planen und umsetzen, da beispielsweise auch ein Teilnehmer-Feature integriert ist, der es unbegrenzt vielen Teilnehmern erlaubt am Entwicklungsprozess zu partizipieren. Der SharePoint Designer 2007 ist alles in einem ein extrem leistungsstarkes, flexibles und zukunftsweisendes Instrument im Bereich Web-Design & -Development.

Multimedia Präsentationen mit PowerPoint 2007

Durch die wachsende „Multimedialisierung“ der Arbeitswelt und des dazu gehörenden Arbeitsplatzes wird ein Bedürfnis geschaffen, welches zwar neu ist, aber dessen Besänftigung viel Motivation verspricht: Unterhaltung! Es klingt unwahrscheinlich, aber wir wollen alle unterhalten werden. Sogar am Arbeitsplatz. In unseren alltäglichen und manchmal auch etwas einschläfernden Konferenzen in tristen Büroräumen würden die meisten etwas mehr Unterhaltung begrüßen.

Es geht nicht darum eine gelbe Stoffpuppe auf das Rednerpult zu setzen und mit Techno-Beats die Ü30 ein zu läuten. Viel mehr sollte man auch unter Umständen darauf achten, dass die Präsentationen die man erstellt, verwendet, weitergibt, verschickt und vorführen lässt eben nicht die Monotonie des „Guten Morgen!“-Kaffeebechers annehmen.

Es ist wichtig – besonders bei einer Präsentation (je nach Situation sogar essentiell) – die Aufmerksamkeit des Publikums auf seiner Seite zu haben. Es nutzt der beste Referent nicht, wenn etwaige Fallbeispiele und Studien dazu animieren das in heller Flexibilität mitgebrachte Kopfkissen aus zu packen und das „Elend“ schlafend zu überstehen.

Klingt zwar dramatisch, aber jeder von uns kann ein Lied von langweiligen Präsentationen singen, die nicht nur in einer gefühlten Tragödie (für Referenten & Veranstalter) geendet sind, sondern nachhaltig jegliches Bedürfnis nach Vorträgen irreversibel geschädigt haben.

Um diesem Missstand in Ihrem eigenen Interesse vor zu beugen, genügt es das nächste mal bei der Erstellung einer Präsentation auch Wert auf den visuellen Reiz zu legen. Nutzen Sie mehr als Textboxen und die Ampelfarben. Nutzen Sie die Möglichkeit multimediale Inhalte einfügen zu können und fragen Sie sich selbst! Schauen Sie sich Ihre Präsentation vom Publikumsplatz an und urteilen Sie selbst.

Publikationen erstellen, mit Publisher 2007

Das recht umfangreiche Programm Publisher 2007 beschäftigt sich – wie Sie sicherlich bereits wissen – mit dem Erstellen von jeglichem Publikationsmaterial. Von der Zündholzschachtel über den Flyer bis hin zum 6-Meter-Banner. So gut wie alles ist möglich!

Da Publisher 2007 auf den Print-Bereich ausgerichtet ist, werden wir uns auch in diversen Tipps und Anleitungen ausschließlich auf diesen Kanal der Publikation fokussieren. Gerade im Marketing ist es sehr vorteilhaft ein dermaßen mächtiges Werkzeug wie Publisher 2007 zu besitzen. Im Out-of-Home Bereich werden oft gewisse Werbemaßnahmen mit verschiedenen Druck-Materialien benötigt. Diese werden dann dem eigentlichen Zweck zugeführt – der Werbung und Präsentation eines Unternehmen, eines Produktes oder einer bestimmten Leistung.

Wenn man sich Publisher 2007 genauer anschaut, wird man feststellen, dass das Programm von Hause aus auf die recht kurzweilige Bearbeitung von Aufträgen und Fertigungsordern dienen soll. Für viele Anforderungen gibt es Muster oder zumindest Voreinstellungen, die einem die Vorbereitungszeit entweder stark verkürzen oder manchmal sogar ganz wegfallen lassen.

Nach der Wahl des Formats stehen einem viele Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Genauer gesagt lässt sich so ziemlich alles machen was das Publikations-Herz begehrt. Binden Sie Schriftzüge ein und erstellen Sie ein Layout. Integrieren Sie Grafiken wie Bilder oder ClipArts. Hierzu steht Ihnen sogar ein umfangreicher Manager zur Verfügung, welcher den Import und das Einfügen von Grafiken erleichtern soll.

Natürlich besteht auch beim Publisher der gewohnte Luxus von Office. Sämtliche Arbeitselemente aus anderen Office-Produkten können ganz leicht in Publisher eingesetzt werden. Viele davon lassen sich sogar direkt bearbeiten. So haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Publikationen!

Windows XP Life Cycle bis Juli 2008

Auf Druck mehrere Kunden, wird Microsoft noch länger als geplant, das alte Betriebssystem Windows XP, ausliefern. PC-Hersteller wie Dell & Hewlett-Packard könnten ihre Rechner noch bis zum 30. Juni 2008 mit Windows XP statt mit Vista ausstatten, teilte Microsoft am Freitag mit.

Das Unternehmen habe sich auf Wunsch seiner Kunden für die Verlängerung entschieden, hieß es. Bislang legen die großen Computerhersteller wie Dell, Fujitsu- Siemens und HP ihren Vista-Rechnern vielfach eine DVD mit XP zum so genannten Downgrade bei, denn nach wie vor besteht eine bedeutende Nachfrage nach nach Windows XP. Vor allem kleine Unternehmen benötigen mehr Zeit als geplant, um ihre Anwendungen auf das neue Betriebssystem anzupassen, meint der HP Manager John Dayan. Wenn eine Firma nicht über das nötige technische Personal verfüge, ist ein Umstieg deutlich komplizierter.

Dieser verzögerte Übergang, von der einen zu anderen Windows Version, ist kein unüblicher. Seit dem der Ablösung von Windows95 durch Windows98, sind unzählige Tools im Umlauf, den die alte Version entweder Upgraden oder die neue Version Downgraden. Mit Vista und Office 2007, hat Microsoft auch mit der Bedienerführung Neuland betreten. Mit der geschickten Weiterentwicklung von KDE- und Gnomeelementen, zeigt die Firma Microsoft, dass sie zurecht der Marktführer ist, der nahe beim Kunden ist.

Durch die revolutionierte Bedienerführung beim Vista und Office 2007, ist zu erwarten das sich der Übergang zwischen den Versionen, länger als sonst üblich verzögert, den die User müssen sich erst an den revolutionierten Desktop gewöhnen. Auch die gestiegenen Hardwareanforderungen, die das sonst Übliche übersteigen, tragen das ihre zum verzögerten Übergang bei.

Mit Vista hatte Microsoft nach mehr als fünf Jahren und nach vielen Verzögerungen einen würdigen Nachfolger für Windows XP veröffentlicht. Die Computerindustrie hatte sich von dem neuen Betriebssystem eine spürbare Belebung des Geschäfts erhofft, wurde jedoch enttäuscht. Gemäss der alten Regel, dass ein Betriebssystem vom Microsoft, erst mit dem ersten Servicepack, reif ist, warten noch viele User, bis zu dessen erscheinen, mit dem Umstieg ab.