Office 2007 & Windows Tipps & Hilfe

Metadaten, die man auch als Dokumenteneigenschaften bezeichnen kann, sind die Details zu einer bestimmten Datei. Ein Dokument kann man immer anhand der jeweiligen Eigenschaft der Datei identifizieren. Darunter gehört die Detailangabe wie der Titel, der Name des Autors und das Thema mit den entsprechenden Stichwörtern etc. Dieses sind in der allgemeinen Bezeichnung die Dokumenteneigenschaften.

Die Angabe der Dokumenteneigenschaften erfolgt mit der Voraussicht, dass die einzelnen Dokumente problemlos identifiziert werden können. Durch diese Eigenschaft wird die Suche nach einem bestimmten Dokument enorm erleichtert. Die Metadaten kann man sich leicht anzeigen lassen oder auch bearbeiten, selbst wenn das jeweilige Dokument gerade geöffnet ist.

Eigenschaften anzeigen lassen

Es ist irrelevant, ob das Programm Excel, PowerPoint oder Word verwendet wird – es immer die gleiche Vorgehensweise. Nur bei Access 2007 ist die Bezeichnung anders definiert, da es eine Grundlage bietet Datenbanken zu erstellen.

Auf die Microsoft Office-Schaltfläche klicken > Vorbereiten beziehungsweise Verwalten (Access) anzeigen lassen >rechts die Eigenschaften/Datenbankeigenschaften (Access) auswählen.

Der zweite Schritt: die Registerkarte der Datenbank- oder Dokumenteneigenschaften wird automatisch angezeigt, um die Eigenschaften auszuwählen, die beschriftet werden sollen.

Arten von Dokumenteneigenschaften

Es existieren diverse Arten der Dokumenteneigenschaften: Standardeigenschaften, automatisch aktualisierte Eigenschaften, benutzerdefinierte Eigenschaften, wie auch Merkmale für Organisation und die Dokumentenbibliothek. Standardeigenschaften sind eine Art der Metadaten, welche am häufigsten verwendet werden – wie oben schon aufgeführt, sind diese Autor, Titel und Thema.

Dateisystemeigenschaften und Statistiken sind die automatisch aktualisierten Eigenschaften, die vom Office-Programm durchgeführt werden. Benutzerdefinierte Eigenschaften sind zusätzliche Funktionen zu den regulären Clustern wie Text, Zeitangaben oder Größen.