Office 2007 & Windows Tipps & Hilfe

Es gibt viele mögliche Gründe für Doppelungen eines Datensatzes. Seien es mehrere Mitarbeiter, die gleichzeitig denselben Datensatz in ein und dieselbe Tabelle einsetzen, oder eine Automatik, in die sich ein Fehler eingeschlichen hat. Alles kann passieren – besonders nach einem anstrengenden Tag im Büro.

Die Ausbesserung dieses Irrtums ist in der Regel ganz einfach. Es gilt eigentlich nur doppelte Datensätze zu finden, um eine manuelle Entscheidung fällen zu können. Zum Aufspüren dieser Dopplungen existiert eine spezielle Funktion.

Man erstelle eine neue Abfrage in der Design-Ansicht mit der Auswahl „Duplikate finden“. In dem sich öffnenden Fenster dann einfach die Tabellen eingeben, die nach Duplikaten durchsucht werden sollen. Das darauf folgende Fenster lässt die Auswahl spezieller Spalten zu, die in die Duplikat-Suche einbezogen werden sollen.

Ist nun die Abfrage angelegt, werden nach dem Ausführen dieser sämtliche doppelten Einträge angezeigt. Natürlich ist das Ergebnis immer von den gemachten Angaben abhängig. Die einbezogenen Spalten sind hier maßgebend für den Erfolg einer Duplikat-Findung. Man sollte sich schon vorher genaue Gedanken machen, welche Tabellen, welche Spalten und welche Art von Werten in die Überprüfung mit einfließen sollen.

Zum Beispiel können Name und Nachname bei einer derartigen Prüfung sehr nützlich sein. Wohingegen ein Feld zur Angabe des Datums bei Erfassung eher zu falsch-negativ Ergebnissen führen dürfte. Es sollten stets Felder, oder insgesamt Informationen, in die Suche einfließen, die wirklich konstant sind, und anhand derer sich eine Identifikation leichter gestalten lässt. Uneindeutige Werte sollten daher genau so vermieden werden, wie zu allgemeine Begriffe.