Office 2007 & Windows Tipps & Hilfe

Seit Jahren gehören diese kleinen informativen Passagen fest in eine E-Mail hinein. Die Signaturen. Eine Signatur sagt vieles über die Herkunft aus, obschon sie keine verifizierende Funktion besitzt.

Dennoch ist sie sehr wichtig Signaturen zu nutzen – denn sie gibt einer E-Mail erst das rechte Aussehen und den letzten Schliff.

Natürlich haben Signaturen auch einen hohen praktischen Wert, der wirklich nicht zu unterschätzen ist. Eine Signatur beherbergt normaler Weise Randinformationen, oder eine Art digitale Visitenkarte des Versenders. So hat der Empfänger alle relevanten Informationen schnell griffbereit. Ein wenig bequeme Zeitgenossen nutzen die Signatur aber auch, um sich ständig wiederholende Phrasen nicht immer und immer wieder nieder schreiben zu müssen. So empfiehlt es sich ein „Mit freundlichen Grüßen“ und darunter seinen Namen in der Signatur zu hinterlegen.

Unter Outlook 2007 lassen sich Signaturen dynamisch verwalten. Es gibt also mehrere, die man je nach Einsatz, oder frei nach Wunsch einsetzen kann. So lässt sich beim Beantworten einer Email eine andere Signatur wählen, als beim Neuaufsetzen. Genau so lassen sich Signaturen ganz leicht während dem Schreiben umschalten.

Hierzu klickt man einfach rechts auf den Bereich in der E-Mail, wo die Signatur steht und wählt die gewünschte aus. Diese Funktion eignet sich besonders gut für E-Mails, die in anderen Sprachen verfasst werden und somit meist auch eine sprachenabhänge Signatur enthalten.

Ohne viel Mühe lassen sich Signaturen also umschalten und verwalten. Das wohl beste an Signaturen in Outlook 2007 ist aber, dass sie sich ganz leicht unter Word erstellen lassen. Man braucht dann einfach nur die Signatur per Copy & Paste in Outlook kopieren.