Office 2007 & Windows Tipps & Hilfe

Die meisten kennen das Szenario. Man ist für ein paar Tage weg (Urlaub beispielsweise) und somit nicht via E-Mail erreichbar. Es kommen aber dennoch ständig E-Mails an und sorgen so nach der Wiederkehr für eine Sintflut an E-Mails, Feeds und automatischen Benachrichtigungen wie Alert oder Auto-Mails.

Um diesem Spuk ein Ende zu setzen – oder zumindest zu verringern – gibt es hilfreiche Methoden wie automatische E-Mail-Responds. Dies sind vorverfasste E-Mails, welche bei Eintreffen einer E-Mail an den Absender gesandt werden. Diese enthalten dann Informationen über den Verbleib des Adressaten, und geben Aufschluss darüber, wann dieser wieder zu erreichen ist.

Um eine einfachere und viel alltagstauglichere Variante der automatischen Antworten vorzustellen, sollte die Auto-Antwort-Funktion von Outlook nicht unerwähnt bleiben. Hier wird aber die Laufzeit von Outlook vorausgesetzt. Das bedeutet, dass diese Funktion direkt vom Computer des Anwenders aus arbeitet (also vom Client). Dieser sollte deshalb nach Möglichkeiten keine zwei Wochen Urlaub machen, während der PC und Outlook laufen.

Viel eher dient diese Funktion dem Informieren über kurzzeitige Unerreichbarkeit. In der Welt der Messenger würde diese Funktion wohl einer „Away“-Notiz nahe kommen. Die Absender einkommender E-Mails werden so informiert, dass die verschickte Information nicht entgegen genommen werden konnte. Die Gründe können gerne zuzüglich angehängt werden.

Dies klingt im ersten Moment etwas unnütz, aber wer jede paar Stunden dauernde Pause nutzt und mit diesem Feature ausprobiert, wird schnell über die positiven Rückmeldungen all derer überrascht sein, welche einen zu kontaktieren versucht haben. Dieses Feature ist somit absolut berechtigt und Office tauglich. Besonders im Büro.