Office 2007 & Windows Tipps & Hilfe

Speziell für neue Kontakte ist das verteilen von Visitenkarten ja gut und üblich. Bei Outlook gibt es die Möglichkeit eine Visitenkarte mit seinen Kontaktinformationen zu erstellen. Hierzu genügt meist schon das Hinterlegen sämtlicher relevanten Kontaktdaten wie Telefonnummer, Fax, Anschrift, etc. Die Email-Adresse wird ja standardmäßig transferiert.

Dieses Feature ist sehr nützlich, denn so bleibt man den Empfängern im Gedächtnis und die Kontaktaufnahme ist sehr viel wahrscheinlicher, als wenn der Empfänger oder Interessent erst nach den benötigten Daten für die Kontaktaufnahme suchen muss. Unnötige Besuche der Webseite, oder sogar das Durchforsten von Telefonbüchern fällt dabei zum Glück aus. Ein kurzer Klick und die benötigten Infos sind sichtbar.

Leider ist aber dieses eigentlich nützliche Feature ein wenig deplatziert. Beispielsweise beim Umgang mit Freunden, Bekannten oder auch langjährigen Geschäftspartnern und –kontakten, welche die Kontaktdaten bereits in- und auswendig kennen. Meist wirken diese angehängten Visitenkarten (welche übrigens im speziellen VCF-Dateiformat daherkommen) lästig, unbedacht und aufdringlich.

So lässt sich auch kein guter Eindruck halten, wenn ständig eine angehängte Datei angezeigt wird und sich beim näheren Hinsehen als Visitenkarten-Anhang entpuppt. Bei anderen Email-Clients ist das besonders störend, da hier das VCF-Format nicht immer als Visitenkarte erkannt und als üblicher Anhang deklariert wird.

Unter „Einfügen“ bei Outlook gibt es den Punkt „Einschließen“, welcher den Button „Visitenkarte“ beinhaltet. Wählt man diesen Punkt nicht, wird auch keine Visitenkarte mitgeschickt. Man sollte stets selbst entscheiden, wie oft man seine Empfänger mit seinen Kontaktdaten versorgt. Übrigens kann man auch Visitenkarten von anderen Kontakten versenden. Voraussetzung hierfür ist, dass diese Kontakte in der Kontaktliste unter Outlook eingetragen sind.