Office 2007 & Windows Tipps & Hilfe

Wenn man von Microsoft Office Word spricht, dann nimmt man all zu gerne den Begriff „Schreibprogramm“ in den Mund. Dass dieses Schreibprogramm zu wesentlich anspruchsvolleren Dingen zu gebrauchen ist, scheint dabei nur den wenigsten klar zu sein. Word bietet umfangreiche Hilfsmittel, nicht nur bei der Erstellung ansehnlicher Dokumente für den Druck, die einmalig verwendet werden, nein, Word ist auch sehr nützlich bei der Erstellung von Dokumenten für lange Durchlaufzeiten, die hohe Bearbeitungs- und Wiederbearbeitungsraten haben.

Speziell die Funktionen für Datenstempel o.Ä. sind hier sehr nützlich. Wenn ein Dokument möglichst schnell einem Nutzer, einem Ort und einer Zeit zugeordnet werden muss, spielen besondere Inserts in einem Dokument eine wichtige Rolle. Auch die Zahl der Seiten lässt sich leicht auf den ersten Blick erkennen.

Wenn sofort angezeigt werden soll, wann das Dokument erstellt wurde, kann das Feld „CreateDate“ verwendet werden. Soll jedoch festgehalten werden, wann das Dokument zum letzten Mal gedruckt wurde, hilf das Feld „PrintDate“ weiter. So gibt es viele Möglichkeiten die Historie eines Dokumentes festzuhalten.

Sehr nützlich sind diese Felder speziell für Unternehmen oder Institutionen, die enorme Mengen an Daten beherbergen und die Kontrolle über Massen von Dokumenten nicht verlieren dürfen. Im Bereich „Text“ unter dem Punkt „Einfügen“ lassen sich diese Felder sehr schnell in ein Dokument einsetzen.

Aber auch für den durchschnittlichen Anwender können diese Tools sinnvoll und nützlich sein. So lassen sich beispielsweise etwas längere Dokumente automatisch durchnummerieren. Die aktuelle Seitenzahl kann so beispielsweise in der Fußzeile stehen und man verliert nie mehr den Überblick über seine Texte.