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Teamwork ist alles (Zusammen arbeiten unter MS Publisher)
Für SharePoint Nutzer bietet Microsoft Publisher die Möglichkeit einer Zusammenarbeit auf Basis einer gemeinsamen SharePoint-Bibliothek.
Voraussetzung ist ein Webspeicherplatz bzw. ein SharePoint Service-Konto bei Microsoft – bei beiden Varianten sind die Kosten im Verhältnis zum möglichen Mehrwert in Sachen Bearbeitungsprozess überschaubar. Zur Regelung von Geschäftsprozessen bieten viele Anbieter sogar passende Workflowfeatures an. Mit diesen Features lassen sich auch komplexe Anfragen bearbeiten und Voraussetzungen treffen und prüfen.
Den größten Nutzen aber bietet der gemeinsame Arbeitsplatz. Dieser kann von überall betreten werden. Mit vom Server aus zentral vergebenen Benutzerkonten lassen sich auch Rechte für bestimmte Gruppen und einzelne Benutzer vergeben.
SharePoint-Bibliotheken sind wie gesagt zentrale Lager für Daten, die live bearbeitet werden können. Hier werden auch Versionen von bereitgestellten Dokumenten und Informationen verglichen und gegebenenfalls synchronisiert. Dies erleichtert den Umgang mit Workspaces und verhilft zu mehr Flexibilität.
In der zentralen SharePoint –Bibliothek lassen sich auch benutzerdefinierte Formulare einrichten, welche den Nutzern zum Ausfüllen vorgelegt werden. So lassen sich Prozesse und Teilnehmer für eine spätere Zurückverfolgung leicht identifizieren und beschleunigen den Zugriff.
Ist eine Datei ausgecheckt (wird also von einem Teilnehmer bearbeitet), so ist sie für den Rest der Teilnehmer gesperrt. Sobald diese wieder freigegeben wurde, ist sie aktualisiert und für alle verfügbar. Dies verhindert eine Doppelbearbeitung und Chaos bei der Abwicklung von Prozessen.
Natürlich lässt sich eine Datei auch lokal abspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt wieder einstellen und synchronisieren. Dies ermöglicht lokale Backups, um die Sicherheit von Strukturen und Dateiinhalten zu gewährleisten.